Şirket Kaynakları

Şirket Kaynakları

Şirket Varlık ve Kaynaklarının Kullanılması

Şirketin sahip olduğu ve günlük işleri yürütmek üzere çalışana sağlanmış her türlü mal, varlık, ekipman, taşıt araçları, bilgisayar, bilgisayar programları ve benzerleri, hiç bir çalışan tarafından kişisel çıkar veya bir başkasının kişisel çıkarı için kullanılamaz.

Şirkete ait telefonlar, kişisel bilgisayarlar, fotokopi ve faks makineleri, tedarikler, posta servisi, e-posta, ilan panoları ve toplantı odaları esas olarak şirket kullanımı içindir. Belirtilen kaynakların ya da diğer şirket kaynaklarının kişisel amaçlarla kullanılması çok önemli olan bilgi akışını bozabilir.

Şirket telefonu ve şirket adresi, e-posta, iç iletişim ve mesaj sistemi kişisel yazışmalar ve görüşmeler için kullanılmamalıdır. Özel telefon görüşmelerinin ise kısa süreli olmasına dikkat edilmelidir.

Aydem Enerji şirketleri adına yapılacak kaynak kullanımlarında kurum çıkarlarını göz önünde bulundururuz, şirket varlıklarının korunmasında hassasiyet gösteririz. Grup varlıklarının kaybedilmesi, hasara uğratılması, hatalı kullanımı ve israfından kaçınırız. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her kim adına ve yararına olursa olsun şirket varlıkları ve olanaklarını şirket işleri dışında kullanmayız. Kamu yararı veya zorunluluk söz konusu olan durumlarda ilgili iş biriminin Genel Müdürü’nün onayı aranır.

Teknolojinin Kullanılması

Aydem Enerji Internet ve Intranet sistemi, işle ilgili işlem, iletişimler ve araştırmalar içindir. Bu amaçların dışında (dizi / film izlemek, vb.) ve/veya müstehcen, pornografik, teröre yönelik amaçlarla kullanılamaz. Ayrıca, çalışanlar tarafından şirket bilgisayarlarına lisanssız yazılım yüklenip kullanılmamalıdır. Şirkete ait mobil cihazlar ile hiçbir şekilde; taciz, tehdit içerikli ya da kurumun itibarını zedeleyecek mesajlar gönderilemez.

Kurum Dışı Görev Alma

Çalışanlar, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak tüccar veya esnaf sayılmalarını (“Ticari işletme” veya “Esnaf işletmesi” sayılmalarını) gerektiren çalışmalarda bulunamaz, Aydem Enerji şirketleri dışındaki şirketlerde en üst yöneticisinin yazılı onayı olmadan yönetim kurulu üyeliği veya denetçilik yapamaz, gerçek ve tüzel kişilerin ticari herhangi bir işinde yazılı onay almaksızın ücretli veya ücretsiz çalışamazlar.

Çalışanlar, iş hayatı boyunca edindikleri deneyimleri ile ücretli ya da ücretsiz konuşmacı veya danışman olarak şirket dışı etkinliklere katılma teklifleri alabilirler. Bu tür fırsatlar, kişisel ve kurumsal çıkarlar arasında herhangi bir çatışmanın olup olmadığını belirlemek için ilgili iş biriminin üst düzey yöneticisi ve Kurumsal İletişim Direktörü tarafından değerlendirilmelidir.

İşle İlgili İletişim ve Kayıtlar

Yazılı veya sözlü her türlü iletişim, profesyonel bir biçimde ve etik kurallarımıza uygun olacak şekilde yapılmalıdır. Söylediklerimiz, yazdıklarımız ve yaptıklarımız Aydem Enerji ‘nin etik değer ve beklentilerini açıkça yansıtmalı ve sağlıklı bir kişisel muhakemenin varlığına işaret etmelidir. Abartıdan, yanlış yönlendirmeden, ağdalı dilden, fazla kestirme ifadelerden, yasal spekülasyondan, insanlara, şirketlere ve bunların ürün ve hizmetlerine yönelik küçümseyici söz ve tavırlardan her zaman kaçınılmalıdır.

Çalışanların söylediği, yazdığı ve yaptığı her şey Aydem Enerji ‘nin dürüstlüğünü ve saygınlığını koruyup yansıtmaya yönelik olmalıdır. Bu politika, sesli mesajlar, e-postalar, resmi notlar ve raporlar da dâhil olmak üzere her türlü iletişim çeşidi için geçerlidir.

E-posta

E-posta, önemli bir dâhili ve harici iletişim yöntemidir. E-postalar, ancak yasal süreçler gerektirdiği takdirde açıklanabilecek, aksi halde kesinlikle gizli tutulması gereken kayıtlardır. Etik standartlarımıza uymayan hiçbir e-posta ne şekilde olursa olsun yazılmamalı ve gönderilmemelidir.

Bütün e-postalar, yasal kayıt olarak kabul edilebileceği düşünülerek oluşturulmalı ve profesyonel bir ifade ile yazılmalıdır. Her türlü mesajın iletimi, bütün politikalarla uyum içinde gerçekleşmeli, izinsiz erişime karşı korunmalıdır.

E-posta kullanımı esnasında kullanılacak temel kurallar aşağıdadır:

• E-posta, işin gerektirdiği durumlarda kullanılır.
• E-posta hazırlanırken, yazılı kayıt olarak görülebilecek bir doküman olduğu göz önünde bulundurulmalı, bu nedenle saygılı, açık, dürüst ve kesin ifadeler kullanılmalıdır. E-posta içeriğinde abartılı, ciddiyetsiz bir dil ya da argo ifadeler, aşağılayıcı sözler kullanılmamalıdır.
• Yanıt mesajlar, yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde yeterli bilgi içermelidir. E-posta ile kurulan iletişim etik standart ve politikalarımıza, tabiatına ve amacına uygun olmalı ve gönderilmeden önce her mesaj dikkatlice gözden geçirilmelidir.
• Bilgi koruma ve güvenliğine dair standartlarımız aynı zamanda e-posta iletişimi için de geçerlidir. Çünkü e-posta mesajları, internet gibi halka açık ağlar üzerinden Şirket dışına gönderilmektedir ve bu esnada durabilir veya yanlış yönlendirilebilir. Bu nedenle, şirkete, müşterilerine, çalışanlarına ya da hissedarlarından herhangi birine zarar vermek amacıyla kullanılabilecek bilgi içermemesi için büyük özen gösterilmelidir.
• Gizli bilginin internet aracılığı ile iletilmesi gerekiyorsa, güvenli (şifrelenmiş) e-posta olanağı kullanılarak gönderilmelidir. İşle ilgili ‘Çok Gizli Bilgi’ e-posta ile kurum dışına gönderilmemelidir.
• Müşteri bilgisini açık etme riskini azaltmak için, eğer bir müşteri kişisel bilgi içeren e-posta yollarsa, bu bilgi e-posta yanıtından silinmelidir.

E-posta olanakları şunlar için kullanılmamalıdır:

• Saldırgan, aşağılayıcı ya da düşmanca olarak algılanabilecek mesajları iletmek ya da saklamak,
• Virüs uyarıları veya şaka içerikli mesajlar iletmek ya da saklamak (bu uyarılar hakkında Bilgi Güvenliği Yönetimi bilgilendirilmelidir),
• Aydem Enerji ya da onun müşteri ve hissedarlarından herhangi birine zarar verebilecek iletişim ya da faaliyet içinde bulunmak,
• Protesto, yardım veya insani duyguları istismar eden ifadeler içeren zincir mesajları başkalarına aktarmak (bu tür mesajlar gönderenler uyarmalı ve sistemde bu tür bir zincir mesaj olduğu Etik Kural Danışmanı’na bildirilmelidir),
• İşle ilgili olmayan, eğlence amaçlı oyun, ses ve görüntü içeren ekli dosyaların yer aldığı sistem kapasitesini olumsuz etkileyecek mesajları aktarmak,
• Mesai saatleri içinde mesajlaşma programları üzerinden sohbet etmek; e-posta ve mesajlaşmanın işi ihmal boyutuna varması.

Çalışanın E-posta ve Diğer Sistemleri Kullanımını İzleme

Aydem Enerji , çalışanlarına tahsis ettiği e-posta, bilgisayar dosyaları ya da sistemlerinin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını izleme hakkını saklı tutar.

Şirket’in e-posta üzerinden yapılan tüm haberleşmeleri denetlemeye, gerektiğinde müdahale etmeye ve okumaya hakkı vardır. Her türlü belge, sözleşme hırsızlığı, izinsiz fotoğraf çekimi, çalışanlara bilgi sızdırma amaçlı sorulan sorular güvenlik ihlal olayı olarak değerlendirilir. Personel bu uygulamayı peşinen kabul eder. Veri/bilgi güvenliği ihlal olayı Şirket çalışanı tarafından gerçekleşmiş ise; ilgili kişi ve olayda ihmali olan sorumlu hakkında disiplin hükümleri uygulanır. Şirket dışından bir şahıs ya da kurum tarafından gerçekleşmiş ise; gerek görüldüğü durumlarda yasal yollara başvurulur.

Yürütülen etik inceleme ve disiplin soruşturmaları faaliyetleri kapsamında; gerekli görülmesi halinde ilgili personele Şirket’in kullanması için verdiği cihaz ve yazılım kayıtlarını (notebook, harici veri depolama cihazı, cep telefonu, tablet, e-posta, Skype, SMS, vb.) incelemeye yetkili olan tek birim İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü’dür. İlgili kayıtlar İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü tarafından, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’nden yazılı olarak talep edilerek incelemeye konu edilebilir. Bu yetki kesinlikle başka bir birime devredilemez ve veriler şirket içi / dışı 3. kişiler ile paylaşılamaz. İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü, bahsi geçen yetkiye; Anayasa Mahkemesi ve Yargıtay emsal kararları, KVKK ve ilgili mevzuat ile Aydem Enerji Bilgi Güvenliği Politikası’nın ilgili maddelerine dayalı olarak tek başına sahiptir.